fbpx

Nog heel even en dan mag het weer… Overal om je heen merk je de onrust onder medewerkers om weer bij elkaar te komen. Elkaar weer zien, aanraken, samen zijn. Er zijn zelfs medewerkers die hun nieuwe collega’s nog nooit ‘live’ hebben gezien. De evenementenwereld gaat het dus druk krijgen. Maar hoe zorg je dat jouw evenement een grote impact maakt op je medewerkers, maar een kleine op de wereld? Je kunt uiteraard ons bellen ;-), maar zelfs wij kunnen niet alle medewerkers van Nederland hosten. En daarom delen we onze kennis en ervaring met jou. Zodat de nieuwe opstart niet zo duurzaam mogelijk gebeurt.

Je hoort de woorden duurzaamheid, impact en purpose steeds meer voorbijkomen in de evenementenwereld. Je herkent het misschien wel; het lijkt alsof die woorden in ieder gesprek naar voren komen. Maar wat betekent dit nou eigenlijk? Hoe geef je hier invulling aan? En is het een voorbijgaande hype of een blijvende trend?

 

Duurzame evenementen

Een duurzaam evenement is een evenement waarbij er vanaf de start van de organisatie rekening gehouden is en bewuste keuzes zijn gemaakt in relatie tot de footprint die je achterlaat op de wereld en de samenleving. Daarbij is de uitdaging dat deze footprint zo klein mogelijk is.

Iedere stap in de keten is daarbij even belangrijk. Je kunt namelijk de hele dagen al je afval gescheiden hebben, maar als de afvalverwerker het daarna op één hoop gooit, is alle moeite voor niets geweest. Belangrijk is dat als je een duurzaam evenement wilt organiseren, dat je alles vanaf het concept tot aan de evaluatie zo duurzaam mogelijk maakt.

 

Het is duidelijk dat de focus bij je opdrachtgevers de komende jaren steeds meer gelegd wordt op duurzaamheid. En dat vertaalt zich naar de evenementen die je gaat organiseren de komende jaren.

 

Maar hoe begin ik?

Binnen de Circulaire Economie wordt vaak de drie R-en gebruikt. Deze staan voor Reduce, Reuse en Recycle. Een mooie gedachtegang om te gebruiken bij het verduurzamen van een evenement. De R-en staan ook bewust in deze volgorde. De eerste is namelijk het meest duurzaam en de derde het minst. Begin dus bovenaan voor de grootste winst.

 

Reduce; waarvan kan ik met minder ook uit de voeten?

Iedereen herkent het beeld wel van kilo’s voedsel die na afloop van een evenement over zijn en worden weggegooid. Dit kun je verkleinen door je te verdiepen in je gasten (zijn het grote of kleinere eters), maar ook door goed af te stemmen hoeveel mensen er daadwerkelijk gaan komen. En wees vooral eerlijk naar jezelf. Hoeveel “reserve” bouw jij veiligheidshalve in en hoe vaak heb je die reserves nu echt nodig gehad?

Maar denk ook eens aan de materialen die je gebruikt. 12mm spaanplaat is vaak ook voldoende en scheelt heel veel materiaal ten opzichte van 18mm.

 

Reuse; kan ik dingen hergebruiken voor een volgend evenement?

We ontwikkelen vele zaken voor een specifiek evenement. Het is veel slimmer om te ontwikkelen samen met je opdrachtgever of collega’s. Vraag je dan eens af of de dingen die je ontwikkelt na afloop van het evenement nog van waarde zijn binnen het bedrijf. Wellicht kun je componenten gebruiken bij een volgend evenement.

 

Recycle; kan ik zorgen dat het afval zo goed mogelijk wordt verwerkt?

Er blijven altijd dingen over die je toch nodig hebt, maar niet meer kunt gebruiken in de huidige vorm of samenstelling. In dat geval is de meest duurzame oplossing het terugwinnen van de grondstoffen. We gebruiken veel plastic bij evenementen, dat is zo’n voorbeeld van iets wat zeer goed te recyclen is. Daarbij is het slim om dat op locatie al te scheiden van andere afvalstromen.

 

 

En wat kan ik dan doen?

Het verduurzamen van je evenement kan al met kleine stapjes. Daarbij geldt dat Iedere stap telt. Om ineens een volledig duurzaam evenement te organiseren is vaak een te grote omschakeling. Het is echter wel mogelijk om direct te beginnen met verduurzamen. Verduurzamen is namelijk een keuze. Een keuze die op verschillende segmenten kunt maken.

 

Aankleding

Kijk naar de materialen die gebruikt worden. Zijn deze te recyclen? Onthoud dat samengestelde materialen lastiger te recyclen zijn. Zo is een folie beter te scheiden van hout dan verf. En moet je echt 18mm spaanplaat gebruiken of is 12mm ook sterk genoeg?

Een bijzonder onderdeel van de aankleding zijn de zogenaamde ‘goodies’. Hier is veel te winnen. Veel leveranciers hebben helaas nog veel producten die verpakt zijn in plastic. En wat weet je van de herkomst van die goodies? Durf jij je naam zomaar aan een product te verbinden waarvan je eigenlijk vrij weinig weet?
Er komen gelukkig steeds meer leveranciers die wel bewust en duurzamere alternatieven aanbieden. En even terug naar de drie R-en; denk ook goed na over wat dat tasje bij de uitgang nu echt toevoegt voor de bezoeker…

 

Communicatie

Hoe communiceer je naar de achterban en welke keuzes maak je daarbij. Een uitnodiging per post werkt vaak goed en is een perfect middel om mensen enthousiast te krijgen. Gebruik dan in ieder geval duurzaam papier en duurzame inkt. En vergeet dit niet te vermelden. Het maakt jouw evenement alleen maar sterker.

 

Energievoorziening

Heb je veel energie nodig? Denk dan ook eens aan de inzet van batterijen in plaats van een generator. Deze zijn tegenwoordig al goed verkrijgbaar en bieden meer dan voldoende capaciteit.

Je hebt zelfs al oplossingen om ook de elektrische auto’s van je gasten op te laden. Stel je hun verrassing eens voor wanneer ze kunnen inpluggen in ‘the middle of nowhere’!

En de stroom die je afneemt? Hoe is die opgewekt? Stel dit soort vragen eens aan je locatie-manager.

batterij

Eten en drinken

Wanneer we kijken naar de hard-core vegetariërs en veganisten dan zijn dat er in Nederland inderdaad nog niet zo veel. Alhoewel dat aantal inmiddels ook de richting de miljoen gaat. Maar twee derde van de Nederlandse bevolking eet niet meer dagelijks vlees. De realiteit is dat de meesten dit doen vanwege een gezondere levensstijl en niet zo zeer vanuit duurzaamheidsoverwegingen. Maar het een sluit het ander niet uit.

Op dit vlak is dus snel te ‘scoren’. De vegetarische keuken wordt als lekker en bijzonder ervaren en zorgt dat je footprint hard naar beneden gaat. Twee vliegen in een klap dus.

En ook is kraanwater steeds meer geaccepteerd. We hebben in Nederland een van de beste watervoorzieningen ter wereld. Ons kraanwater doet echt niet onder voor veel water uit flessen. De gemiddelde Nederlander erkent dat inmiddels ook en de trend is dat flessen steeds meer als overbodig en zelfs asociaal gezien worden.

groente bbq

Locatie

Kies voor een locatie die past bij jouw evenement én bewust omgaat met duurzaamheid. Liggen er zonnepanelen op het dak, is er een vegetarische keuken en wordt er goed om gegaan met het restafval?

Ook hier zijn grote stappen te maken zonder daarbij ook maar ergens in te hoeven boeten aan kwaliteit of andere facetten van je evenement.

Probeer lokale leveranciers te betrekken bij je evenement. Zij maken een evenement vaak unieker en smaakvoller. En sowieso wint het lokale vakmanschap het steeds meer van het geautomatiseerde ‘van ver weg’. Denk maar eens aan al die lokale partijen die echt heerlijke en bijzondere dingen maken. Dus ga je voor een lokale handgemaakte worst met een verhaal of toch liever voor de eenheidsworst?

 

Logistiek

Wat is de impact van al het verkeer van en naar je evenement? Werk je met bestaande partners of kies je een lokaal initiatief? En de deelnemers? Kunnen zij met het OV naar jouw evenement toe?

Hierbij geldt vooral om kritisch naar jezelf te zijn en af te stappen van alle aannames en geautomatiseerde zaken. Bij veel dingen is er een duurzamer alternatief voor handen wanneer je maar even de tijd neemt om na te denken.

 

Maar dat kost allemaal extra geld en extra tijd…

De tegenwerpingen zijn er nog volop. Diegene die hierbij vaak genoemd worden zijn: zoveel tijd hebben we daarvoor niet en dat kost meer geld. Maar als je op tijd begint, kan dat zelfs tijd opleveren! Bepaalde onderdelen zullen dan wellicht niet ingezet worden of je bedenkt een alternatief die veel minder impact heeft op je workload.

Vergeet niet: jouw toeleverancier is expert, laat hen doen waar ze goed in zijn! Iedereen die over een budget gaat wil graag direct resultaat zien in de balans. Kosten zijn daarbij een belangrijke indicator, maar voordat je zegt: dat kost geld; kijk naar de alternatieven! Vaak is het verrassend hoeveel iets kost of juist niet.

En maak ook eens een gedurfde afweging. Wanneer we voor de keuze staan bij een duurzamer alternatief. Dan worden opeens kosten meegewogen in de afweging. Staan we voor dezelfde keuze en gaat het om bijvoorbeeld een artiest dan kijken we vooral naar de impact die deze maakt op het publiek. Ik durf wel te stellen dat ook de impact van je evenement steeds meer impact maakt op het publiek. En dat je collega’s, klanten, opdrachtgever of wie dan ook je zal belonen voor de keuzes die je durft te maken.

 

Transparantie

Wees open over de footprint die je evenement maakt. En wees vooral ook open over de keuzes die je gemaakt hebt. En dat begint bij jezelf doelen op te leggen. Hoe groot mag de footprint van je evenement zijn? En werk dan toe naar een steeds verdere daling van deze footprint. Je gaat het misschien zelfs nog wel leuk vinden ook.

 

De echte impact

Er is echt veel mogelijk. Misschien wel meer dan je nu denkt. En ik durf daaraan toe te voegen dat die keuzes makkelijker zijn dan je nu denkt. Maar het begint allemaal met een andere mindset. De footprint die je evenement maakt op de wereld is net zo belangrijk als de impact die je evenement maakt op je publiek. En de tijd is gekomen dat het publiek het succes van jouw evenement ook afweegt tegen de footprint die het heeft achtergelaten. Want die twee samen zijn de echte impact van jouw evenement!